1.政策背景
2016年2月22日上午，最高人民法院召开专题会议，研究通过了《人民法院信息化建设五年发展规划（2016-2020）》和《最高人民法院信息化建设五年发展规划（2016-2020）》。最高人民法院院长周强主持会议强调，要加强人民法院信息化建设发展规划，推动人民法院信息化建设转型升级，尽快建成以大数据分析为核心的人民法院信息化3.0版，促进审判体系和审判能力现代化。要充分发挥规划的重要作用，推动人民法院信息化建设转型升级。
为进一步统一工作思路，加强顶层设计，明确工作要求，2018年1月，最高人民法院下发《关于进一步加快推进电子卷宗随案同步生成及深度应用的指导意见》（法（2018）21号），在总结各地建设经验的基础上，编制了《电子卷宗随案同步生成及深度应用技术要求》，从建设和应用角度提供指导；编制了《电子卷宗随案同步生成及深度应用管理要求》，从组织实施角度进行规范。
电子卷宗随案同步生成和深度应用是最高法院建设“智慧法院”的一项重要部署，是推进“数据法院”“智慧法院”建设的必然要求、是服务法官办案和提升司法质效的有效途径、是扩大司法公开和提升司法公信的迫切需要、是强化司法管理和实现科学决策的重要抓手。
针对文件的解读，坚持创新驱动、优化服务，推动现代科技与法院工作深度融合，为法官、诉讼参与人和政务部门提供全方位智能服务；坚持技术保障和管理方式创新，注重新技术在电子卷宗生成和应用工作中的运用，构建智慧法院建设创新服务生态体系。
2.现状分析
目前，随着我国经济的快速发展，社会大众的法治意识逐步提高，另外受到法院立案登记制和法官员额制等司法改革的影响，全国法院受理案件的数量急剧增加。然而，面对爆炸式增长的案件数量，法院现有的审判能力和信息化建设已经很难与社会大众日益增长的诉讼请求相适应。案件数量大幅上升、案多人少矛盾日益突出成为不少地方法院开展工作面临的主要难题。传统的卷宗材料管理应用模式存在诉讼材料收发各自为政、没有统一的管理方式，给法院的管理及风险带来了很大的隐患，纸质卷中没有形成流程和有效的管理模式，就造成了如北京卷中丢失的情况发生，并且混乱无效的管理也给管理的部门和领导到来了前所未有的困难。
所以，在目前电子卷宗随案生成及深度应用中主要面临的三大主要问题：
一是卷宗管理比较混乱，大量的纸质卷中无序化的管理给法官团队带来了大量的重复和低效的工作。
二是卷宗不能集中统一实现管理，给卷中丢失带来了很大的风险。
三是卷宗管理过程中无法留痕，无法追踪流转过程中所带来的卷宗丢失和信息泄漏的风险，同步生成无纸化过程中无法有效保障和安全化管理。
3.业务需求
近年来，最高人民法院先后出台了《人民法院第四个五年改革纲要（2014~2018）》、《人民法院信息化建设五年发展规划（2016~2020）》、《关于全面推进人民法院电子卷宗随案同步生成和深度应用的指导意见》、《最高人民法院关于进一步加快推进电子卷宗随案同步生成和深度应用工作的通知》等政策文件，提出建成人民法院信息化3.0版、打造“智慧法院”的目标，各类案件办理过程中收集和产生的诉讼文件能够随时电子化并上传到案件办理系统，经过文档化、数据化、结构化处理，实现案件办理、诉讼服务和司法管理中各类业务应用的自动化、智能化，为全业务网上办理，全流程审判执行公开，面向法官、诉讼参与人和政务部门提供全方位智能服务奠定坚实基础。
各级法院围绕智慧法院建设特别是深化智能化建设的目标要求，全面推进电子卷宗随案同步生成和深度应用、强化信息化助力破解执行难等工作为重点，成为切实推动了智慧法院建设的关键。随着电子卷宗随案同步生成和深度应用的全面推进，海量的纸质卷宗在结案前的有序、统一管理和安全储存一直是深化智慧审判难以克服的问题，如何一方面实现审判全流程准无纸化办案，保证电子卷宗深度应用成为智慧审判改革，提高审判效率的关键，一方面安全、可靠的解决纸质卷宗在归档前的保存、使用，成为卷宗高效、安全的管理亟待解决的问题。
4.市场规模
按照以租代购的业务模式，将系统建设费用化整为零，纳入每月办公成本中，第一可以解决政府机构财政紧张的问题，第二可以减少费用审批手续，第三可以减轻供应商资金压力，第四可以协助法院解决纸质卷宗存储难查询难得问题。
以四川省为例，法院全年案件量约130万件；共需卷宗存储单位约50万个。按照5年期租赁方式核算，每个存储单位每月的租赁费用约为6.9元，全省每月租赁费用约为345万元，一年约为4140万元。
根据最高人民法院数据显示，2020年全年地方各级人民法院和专门人民法院共审理案件3080.5万件，在审案件纸质文件存储所占比例约40%，既1200万件，平均一个案件需要一个档案盒存储卷宗，需要约1200万个存储单位。另外执行案件数量于此相当，全国仅仅法院每年共需要约2000万个存储单位用于纸质卷宗中转存储。
除此之外，检察院、公安局、银行、律所、保险公司等等具有纸质文件存储需求的企事业单位和政府机关，整体市场规模百亿级。
5. 使用场景要求
以下流程是在当前业务流程基础上进行了改善，旨在提升操作人员工作效率和便捷性。
5.1纸质卷宗入库
【新案件入库流程】
1）扫描人员在系统中选定需要存储的卷宗案件号或用扫码枪扫描卷宗编码（系统生成的二维码或条形码）然后用扫码枪扫描档案盒编码，人员在系统上选择关联，即可将纸质卷宗与档案盒进行关联绑定，然后将纸质卷宗放入相应档案盒。（一个案件号可以关联多个档案盒，一个档案盒只能关联一个案件号）扫描人员可将多个案件重复进行上述操作，实现批量关联。
2）扫描人员扫描身份IC卡，进行身份验证后，打开尚有空位的箱格，然后将装有卷宗的档案盒随机插入存储柜中任意空位。
3）存储柜中读取设备自动读取档案盒位置，并将位置信息上传至系统。
4）存入档案盒后，关闭箱格柜门即可完成入库存储。
5）电子屏自动更新信息，将新入库卷宗的案号、承办法官等信息自动显示出来，卷宗入库流程结束。
打开柜门之后各个存储槽位状态指示灯：空档案盒亮绿灯，装有卷宗的档案盒亮蓝灯，没有档案盒的位置亮黄灯。
【卷宗补充流程】
1）扫描人员在系统中选择需要补充卷宗的案件，也可在控制柜上输入案件号进行操作。选择“材料补充”，然后选择“存入原盒”还是“存入新盒”。
2）选择存入原盒，系统将自动打开原档案盒所处位置柜门，对应档案盒所处槽位蓝灯闪烁。。
3）扫描人员将闪灯处的档案盒拿出后，蓝灯停止闪烁，扫描人员将补充卷宗存入档案盒。
4）将档案盒随意放入任意存储位，关闭箱格柜门，完成材料补充。
5）电子屏自动更新信息，将新入库卷宗的案号、承办法官等信息自动显示出来，卷宗入库流程结束。
6）选择存入新盒，方式一：系统将自动推荐原档案盒相邻空档案盒进行存储（适合一个个操作）。方式二：在系统中选择需要补充卷宗的案件，然后将该案件号与新的档案盒进行关联。关联完成后，将存有补充材料的档案盒放入任意存储位，完成材料补充。（适合批量操作，类似于批量存入新档案）
7）未按提示灯指示拿错档案盒时，错误的位置会闪烁红色指示灯并发出报警声音。
8）信息状态电子屏自动更新信息，将卷宗补充的案号、承办法官信息 自动显示出来，卷宗补充流程结束。
5.2纸质卷宗借阅和归还
【卷宗借阅流程】
1）法官或法官助理在系统上选择想要借阅的纸质卷宗提交借阅申请。
2）卷宗管理人员在系统中收到申请后，点击同意借阅，此时借阅申请者收到短信提醒：XXX请于几月几日几点前前往XXX拿取您借阅的案件号为XXXXXX的纸质卷宗材料。
若同一时间有多个案件材料需要借阅，管理员将需要借阅的案件号全都勾选，点击同意借阅以上案件，多个案件所处存储柜门会依次打开，管理员取出档案盒后交给借阅人，进行批量借阅操作。
3）系统将自动定位至装有该案件号卷宗的档案盒所处位置，柜门自动打开，指定档案盒存储位闪烁蓝灯。
4）管理员将装有指定卷宗的档案盒交给法官或法官助理。
5）法官或法官助理拿走卷宗前需在卷宗管理处刷卡，刷卡后借阅人及相应法官即可收到短信提醒：XXX于几月几日几点几分调取案件号为XXXXXX的纸质卷宗材料，材料经核对无误，请于几月几日几点前归还。
6）若借阅人不要档案盒，需要在系统中将该案件号和对应档案盒进行解绑。
【卷宗归还流程】
1）借阅人将卷宗材料归还时，管理人员需要扫描系统中该案件清单二维码，与系统中该案件卷宗材料清单进行核对，核对无误后，借阅人刷卡，借阅人及相应法官即可收到短信提醒：XXX于几月几日几点几分将案件号为XXXXXX的纸质卷宗归还至卷宗管理中心，材料经核对无误，感谢您按时归还，祝您工作顺利！
2）管理人员将归还的纸质卷宗若有档案盒，存入空的存储位即可；若无档案盒，进行新案件入库操作即可。
5.3纸质卷宗归档出库
【卷宗归档流程】
1）承办法官可通过web登录材料收转系统或者手机APP发起卷宗归档流程；
2）卷宗归档支持法官亲自归档取件或高密存储柜管理员归档取件两种模式；
3）操作人员操作高密存储柜，选择“卷宗归档”功能；
4）操作人员扫描身份IC卡，进行身份验证；
5）操作人员搜索需要归档的案号；
6）系统根据案号自动查询到卷宗保存案件盒的放置位置信息，并在主机屏幕上显示相关案号、材料、放置位置等信息供操作人员进行确认；
7）高密存储柜自动打开相应的柜门，如果案件卷宗保存在不同柜门的多个案件盒时，则依次打开柜门；
8）操作人员取出相应的案件盒，将卷宗拿出后关闭柜门；
9）信息状态电子屏自动更新信息，原有案件的案号、承办法官信息删除；
系统中将该案件号与相应档案盒解绑操作，释放中间盒资源，供以后重复使用，卷宗归档流程结束。
6、软件
根据上述业务流程分析，要实现上述流程，软件既智能云柜集中存储系统包括后台管理系统、主柜控制柜操作系统和副柜（分列柜及存储柜）操作系统、视频监控系统、人脸识别模块、身份识别及门控系统、手机APP终端软件（可选配）、箱体控制系统、智能材料收转系统、短信平台、RFID识别系统等。
后台管理系统：对系统内所有数据进行增加、删除、修改、查找等操作。包括但不限于所有卷宗入库时间、借阅信息、卷宗内容、任务日志、个人信息、不同身份登录等。
视频监控模块：将监控获取的视频信息存储进入数据库，并随时可供调取观看。
RFID识别系统：每一个档案盒内置RFID芯片，通过读写器，可对档案盒位置进行实时精准定位。同时，存储卡槽内设有感应（读取）装置，可实时记录档案盒进入或离开槽位；存储区域内设有读写器，可对区域内所有档案盒位置信息进行读取存储，位置发生变动实时记录可查，离开指定区域后系统主动报警并自动调取存储相应的视频监控信息，确保卷宗流转位置可控可查可追溯。
身份识别及门控系统：在卷宗存储、扫描区、整理区等各区域链接通道设置身份识别及门控系统，保障卷宗的安全性，保证工作人员的人身安全。
手机APP终端软件（选配）：在手机端即可借阅或归还卷宗，同时也可登录卷宗管理系统查看相关信息。
箱体控制系统：1、通过高密柜主控台（主柜），在办公区即可远程控制高密柜开关。2、通过分控列对本组存储柜进行控制和操作。
现状：当前采用的方式为预装式，既生产厂家在设备出厂前设置好一组存储柜中分控列所能控制的存储列数量，出厂后，安装部门只能在此基础上减少存储列，而不能增加。通过有线网关接口链接。
升级后：分控列可操控之存储列可以随意增减而不影响其系统使用。无需使用网线。
卷宗存储系统
当前：扫描人员将纸质卷宗扫描后，系统生成清单二维码，工作人员将二维码打印出来，然后在分控列上扫描二维码，系统将自动分配闲置档案盒，工作人员将纸质卷宗存入指定档案盒。一次智能扫描存储一个案件。
升级后：扫描人员将纸质卷宗扫描为电子档后，系统生成清单二维码，工作人员在系统中选择该案件号，然后选择关联档案盒，用扫码枪扫描档案盒编码，然后选择关联，即可将案件号与档案盒进行绑定。绑定后，将纸质材料存入档案盒即可。然后扫描人员将装有卷宗的档案盒随意放入存储柜中任意空置存储位。存储位自动识别档案盒信息并上传至系统，完成卷宗、档案盒与存储柜的对应绑定。
短信平台：借阅或归还卷宗后，平台会向使用者发送短信提醒。
7硬件
7.1智能集中存储柜
7.1.1外观及组合
当前智能集中存储柜现有三种形态：主控柜、分控柜、存储柜。单体尺寸为1932*600*480mm（高度*宽度*深度）。存储柜和分控柜可自由组合，组合模式见下图：
7.1.2参数
整体组合效果
主控制柜介绍
主控制柜是对各副柜进行电气化控制的主要单元，也是进行人机交互的主要介质。主控制柜采用流行的双屏设计，造型简约，更加突出产品的功能性，不繁复，着重体现了产品的高效和便捷性。该产品配置了21.5寸多点触摸操作屏，为用户提供了良好的人机交互体验；配置的21.5寸显示屏可以用作法院高清视频播放和各种图形显示。
主控制柜与多组副柜组合使用，满足用户规模化存储材料的需求。
主柜参数
主柜集成双显示屏，柜体需集成摄像头、二维码扫描单元、IC卡读卡器等硬件，主控柜应与副柜配套使用，为副柜提供信号控制，主柜与副柜功能能够互动，方便工作人员操作。 具体参数应符合： |
1.为方便存取，柜体应不高于1950mm，深不大于500mm，箱体材质应采用不低于0.9mm厚冷轧镀锌钢板，柜门使用频率较高，需采用不低于1.2mm厚冷轧镀锌钢板，表面喷塑； |
2.主柜应配置信息显示屏和触控操作屏各一块，基于安全稳定运行需求考虑，不应采用Windows操作系统。根据柜体的高度比例，信息显示屏应采用不小于21.5英寸屏幕；长宽比：16：9；分辨率不低于1920*1080；工作时间：≥5万小时；支持显示宣传图片；柜体、档案盒占用情况；档案出入库情况等使用信息； |
3.触控操作屏应采用不小于21.5英寸电容触控一体机，并支持十点触摸，轨迹记录；长宽比：16：9；分辨率不低于1920*1080；多点触摸，防尘、防水；工作时间：≥5万小时；触摸寿命：任一点触摸≥ 1亿次； |
4.需支持多种身份验证方式，可通过人脸识别、IC卡读卡器进行身份识别，配合业务系统实现案卷材料出入库等操作，柜体应集成人脸识别摄像头，摄像头需支持宽动态；像素不低于1280*720；成像距离：15cm-150cm；柜体需集成非接触式IC卡读卡器； |
5.为提高存取卷宗材料效率，主柜应支持语音播报功能，对用户的操作过程进行语音引导；升级后取消二维码扫描区和扫描器。 |
副柜（分控列和存储列）产品介绍
副柜（分控列）配置了15.6寸液晶触摸屏，既可以显示箱格内案件材料名称、存储位和承办法官信息，也可以通过触屏进行相关操作；
副柜最人性化的设计在于每个槽位有数字标识的同时内嵌了液晶指示灯和存、取自动感应系统，指示灯可以明确提示要取件或要存件的位置引导用户操作。自动感应系统可针对未授权、超授权操作以及超时、遗漏、错存、错取、未归还等误操作进行音频报警和显示屏错误提示。副柜（分控列）可以配合主控制柜进行规模化存储应用，也可以单独应用，可以一列6个箱格（存储列）为单位进行增补，满足用户多样化应用需求。（取消二维码扫描区）
副柜参数
副柜需支持按区分组，每组包含分控单元和存储单元，分控单元需支持与主柜联动，也可对本组存储单元进行管理和操作，提高存取效率； |
1.副柜高度应与主柜保持一致，为方便工作人员操作，副柜最多5.5米内需配备至少一个分控单元； |
2.为充分利用法院现有空间提高存储密度，存储列每个箱格可存储1.5cm档案盒30个，3cm档案盒15个。（当前档案盒分别是2cm和 4.5cm）每0.6米*0.5米*1.93米的空间内摆放的副柜应存放小档案盒不少于870个或存放大档案盒不少于435个；（当前该数据分别是638和 319），此数据规格按照6行5列一组核算，实际中，可能会有6行3列、4列、6列、7列等，单一分控列最多可支持8个存储列。 |
3.副柜分控单元需配置一块不小于15.6英寸的触控一体屏，基于安全稳定运行需求考虑，不应采用Windows操作系统。一体屏应支持十点触摸，长宽比16：9，分辨率不低于1920*1080；工作时间≥5万小时，触摸寿命任一点触摸≥ 1亿次； |
4.需支持多种身份验证方式，可通过人脸识别、IC卡读卡器进行身份识别，配合业务系统实现案卷材料出入库等操作，柜体应集成人脸识别摄像头，摄像头需支持宽动态；像素不低于1280*720；成像距离：15cm-150cm；柜体需集成非接触式IC卡读卡器； |
5.卷宗材料安全性要求高，存储箱格应采用机械电动双控锁，360度防撬设计，通电瞬间触发开锁，断电上锁；槽位内应支持感应装置，能识别取出、存入等移动到档案盒的操作，档案盒可独立识别指示，每个槽位需采用数字标识，为了方便工作人员查找，数字标识需配备指示灯，每个指示灯应支持不少于4种颜色，且支持自定义颜色； |
6.分控单元应支持声音报警功能，并支持与槽位内感应装置联动，当发生错存、错取、遗漏等情况时自动报警。 |
7.每一个存储位置入读取或感应装置，可对档案盒内置芯片进行关联互认，并将位置及案件信息上传至系统数据库。取消二维码扫描区和扫码器。 |
档案盒产品介绍
当前档案盒有两种规格，一种尺寸：330mm*245mm*20mm，一种尺寸330mm*245mm*45mm。升级尺寸：一种尺寸：330mm*245mm*15mm，一种尺寸330mm*245mm*30mm。
材质：外置 PVC 塑料，内置纸板高频热合成型。
当前：普通档案盒。
升级：内置芯片（或其他可读取装置），可将纸质卷宗与档案盒进行关联。
其他要求
为了更好的存储案卷等重要物品，保证设备的正常运作，场地需要防火、防盗、防磁、防潮（霉变）、防虫、防尘、通风、消毒等安全要求，设备需要防潮防火通风，做到安全有效，确保卷宗不丢失、不损坏、不污染、不变质。